论内控制度在保险公司中的运用

焦杰

（大亚湾核电运营管理有限责任公司，广东 深圳 518124）

    ［摘要］内部控制制度是消除各种隐患，防范经营风险的日常性工作和制度。在委派财务人员的前提下，保险公司应以资金流为内控的运营载体，对资金流进行系统、完整的监控。根据资金流入流出的各个关键环节设置内控单元，从而分别管控；通过流程再造，管好保险公司的重要凭证(保单)，实行财务收支两条线，保障资金的安全性；通过建立内部控制的指标体系，量化考核结果。保险公司通过以上三种手段能够防范经营风险，达到保护保险资产的安全和完整的目的，进而提高短期绩效，建立长期竞争优势。
    ［关键词］内控制度；保险公司；财务委派；资金流
    ［中图分类号］ F840.32 ［文献标识码］ A ［文章编号］1004-3306（2005）12-0049-03
    Abstract： The internal control mechanism is the routine work and system to dispel various hidden risks and guard against operational risks.Insurance companies should,besides appointing the right financial personnel,concentrate on capital flow oversight as an important carrier of internal control and fully and systematically supervise capital flow status.Internal control units are to be established at every key points of cash inflow and outflow to have a systematic and complete oversight of capital flow.Process reengineering should be applied to keep safe of important certificates such as insurance policies of insurance companies.And outgoing payment should be separated from receipt to maintain security of insurance funds.A system of parameters should be set up to quantitively appraise the results of internal control system.These three measures can be used by insurers to guard against risks and protect the safety and intactness of their assets.This will,in the long run,enhance its competitiveness and,in the short run,improve its performance.
    Key words：internal control mechanism;insurance company;financial agent;capital flow

随着我国加入WTO以后，外资保险公司的进入，管理和效益提上了中资保险公司的议事日程。但过去那种只要规模不注重效益，只抓业务不重管理的观点还或多或少地存在于中资保险公司之中。为了增强自身竞争力，中资保险公司应该从内部控制入手，以资金流作为线索，以人为本，把保险公司的日常工作规范化、制度化。一、明确财务部门职能
内控亦即内部控制制度，是消除经营活动中各种内部隐患，防范经营风险的日常性工作制度规定；是企业为保证业务活动的有效运行，保护资产的安全完整性，防止、发现、纠正错误，保证会计资料及其各种载体数据的真实、合法、完整而制定、实施的政策和程序。通过对各个风险结点的控制，消除公司风险隐患，是改善公司短期绩效和建立长期竞争优势的保障。
在保险公司的经营活动中，常常划分为三大系列，即销售系列(业务拓展)、技术系列 (核保核赔和再保)以及共同资源系列(财务、人事等支援系统）。财务部门是能够贯通整个经营活动的部门(还有一个就是组织人事部门)，同时，以资金流为内控运营的载体，设置内控单元，再造资金流程，建立内控指标，采用报表考核这一系列活动，由财务部门担当内控的主体是最为恰当的。
在明确了内控主体部门后，还要在用人制度方面进行一系列的变革。要保证内控制度的可行性和持续性，人的因素是最为重要的。
因此，应实行财务人员由总部直接委派到分支机构，财务负责人任免、各项待遇均由上级财务部以全面考核结果为依据决定。所在地的分支机构总经理只对其进行日常的人员管理，所占考核权重远远小于上级公司。上级公司对其所委派的财务人员的职能监督主要包括现场检查和报表考核两个部分。报表考核主要为日常的财务报表考核及部分重点经营指标考核；现场检查则主要对财务操作规范性和数据真实性等进行实地抽查。量化情况见表1。
财务人员考核量化表
表1（单位：%）
考核单位权重考 核 依 据上级财务部40根据平时报表（会计、单证、资金等）的质量等因素进行“过程管理”上级监察
审计部30对会计基础工作、单证管理、财务管理等通过现场检查来进行评分，用“结果导向”看风险同级机构
负责人20从政策水平、外部协调、内部客户服务、成本控制、对下级财务人员的监督培训等方面来考核同级机构员工10从服务效率、服务态度等方面来评分财务人员是内控制度的实施主体，通过委派制明确财务人员才能保证内控制度的顺利执行。财务人员担当内控主体后，所涉及到的相关人员的岗位定位也应围绕着内控制度相应调整，并且实行若干关键岗位(或不兼容岗位)的分离。即五大分离：单证管理员同使用人或领用人分离；保单专用章保管员同单证管理员、单证使用人(领用人)分离；会计岗位与出纳岗位分离；支票专用章同法人章的保管人分离；发票专用章保管人同发票(收据)保管人(或使用人)分离。二、实施资金流监控
以资金流为内控的运营载体，对资金流进行系统、完整的监控。根据资金的流入流出中各个关键环节设置内控单元，分别管控；通过流程再造，管好保险公司的重要凭证(保单)，实行财务收支两条线，保障资金的安全性；通过建立内部控制的指标体系，量化考核结果。资金的流入流出分别见图1和图2。
(一)设置内控单元
内控单元就是资金的流入流出中各个需要控制的关键环节。定义好资金流中每一个内控单元的控制目的，所有目的的综合就可以保证资金流的整体监控。根据资金流可以将内控单元划分为以下几类：
1．有价单证单元。目前的主要问题有部分分支机构违规自印保单，有价单证领用、回销记录混乱，对应关系差，有价单证的实物状况与记录情况不一致。我们的控制原则是保证所有印刷的有价单证进入省分公司监管系统，分支机构无自印单证现象；保证有价单证印刷数量与入库、领用、回销数量相对应，严格防止有价单证丢失；保证各类有价单证的实物状况(如作废、丢失数量)与记录相符。
2．业务保费单元。部分分支机构仍有手工出单现象，或电脑出单后不结算，可能将业务保费不入账加以侵吞或将应，收保费不进入业务系统，以逃避应收率考核。我们的控制目标是保证签单保费与保单批改内容及时、准确记入业务系统。
3．财务保费单元。部分分支机构为逃避某些财务数字的考核(如：应收率考核)，而将部分业务系统记录的数字不记入财务系统；部分分支机构“应收保费”过多，使公司承担过多不应承担的保险责任并为挪用保费带来方便；部分分支机构有做假账的现象。我们控制的任务是保证业务系统的数字准确地进入财务系统，使保费收入与业务保费保持一致；减少应收保费带来的风险；保证财务上账、表、实相符。
4．手续费单元。部分分支机构存在一定数量不必要的手续费；业务员或分支机构在支付过程中截留手续费。我们控制的手段是控制手续费总量；将所有手续费及时、准确真实地记入业务账、财务账。
5．赔付及营业费用单元。不少分支机构制造假赔案以充费用；并存在滥用费用，以公济私的现象；部分赔款所列保单号与业务系统中记录的保单真实情况不符。我们控制的重点是保证所有的赔案均应该及时、尽可能准确地进入业务系统和财务系统，并严格考核预估案件的偏差率，防止利用未结案件进行有关财务数据的非正常调节；防止假赔案发生(所有赔案的标的信息必须与业务系统中记录的标的信息一致）；控制费用总量，所有费用项目如实反映在账目上。
6．银行账户单元。部分分支机构私设“小金库”；部分分支机构财务账上的数字与银行账户中实际数字的差距无清晰、明确的解释；上划资金不及时。我们要做到：保证各分支机构账户数量、账户记录的透明化；保证准确掌握银行账户各类未达账项，并做出清晰、明确的分析；指定银行存款，并自动上划。
通过对上述六大内控单元的分别管控，等于锻造整个资金链中的每一个环节，为再造完善的资金流程奠定了良好的基础。
(二)再造资金流程
再造资金流程就是对关键性的流程加以改造、重述，并且辅之以先进的IT系统，对信息系统等提出内控方面的诉求，规范流程，明确岗位责任。资金流流程再造的内容主要包括有价单证管理流程、承保收费流程和收支两条线管理。
1．有价单证管理流程为：清理旧单证，注意检查有无使用保单的情况；改变业务用单证同时又管单证的情况，单证划归财务管理；单证管理为专人负责，可以兼职，但不得兼出单；建立全面科学的单证流转手续，重点是实行新的单证报表制度，强调单证及时回销；按流水号装订业务底单，按月上报有价单证月报表。
2．承保收费流程。在承保收费流程中，对于收据及保单正本的控制，都是重要的内控环节。具体操作方面：(1)核保人权限内进行核保；出单员审核是否越权承保，打印保单、批单、收据，并记录承保台账；复核人员复核出单合规性、准确性并签字，加盖保单专用章，以便保单与保单专用章相分离；(2)以“保费暂收据”代替保单正本和收据，待保费到账后再换回保单正本和收据；(3)财务定期催收应收保费；保证收费后再将收据正本交与客户；保费到账，凭“保费暂收据”换回保单正本和收据；财务定期对应收保费账龄进行分析，并将催收工作制度化；如果业务员需要用正本催收保费，则必须向财务写借条，并交押金同时自行担保。
3．收支两条线(账户分离)管理操作流程。实行收支两条线管理办法的分支机构，应对所有银行账户进行清理，单独设立保费、业务支出账户和费用专户，并将设立专户的银行名称、账户上报上级公司财务部门。
保费专用户只能用于收取保费，经核定批准后划拨费用款，以及上划款。
业务支出账户用于赔款支出、手续费支出、税金及经上级公司批准的其它大额支出；费用支出用于支付费用。每月上级公司财务部门对两个支出账户的支付金额进行核对，银行付出金额要等于财务报表中的上述五项付款之和。
费用专户只能用于支付日常费用开支，对于房租、车租等大额固定费用，由上级公司财务部门另行核定审批后方可支付，其它超过一定标准的单项费用(此标准将根据各分支机构上半年费用执行情况在下半年进行调整)，必需经上级公司财务部门审批后方可支付。
其它银行户头只能用于收取保费。现金保费必须立即解交保费银行专户，不得坐支。上级公司财务部每月根据该分支机构上月业绩完成情况，核定当月费用额度，各分支机构只允许在额度内使用，不得超支、不得在其它账户上擅自列支费用。营业外支出必需逐笔上报审批，且纳入营业费用率考核，算本年费用支出。
设置内控单元后并再造资金流程，仅仅是一种定性的内控手段。衡量内控手段的有效性，还要运用一系列的指标进行量化考核，这样才能显现出内控的成效。同时，通过量化指标，我们也能够及时发现问题，从而为及时解决问题打下伏笔。
(三)建立内控指标
一个保险企业所需要控制的指标有很多，因此，在指标设置上应当注意以下几个原则。
1．注意提取关键指标(即指标的代表性)，摒弃带有关联性质的重复考核的指标。
2．注重指标采集的可操作性和准确性。往往直接从业务系统和财务系统中提取数据进行比对就能满足这个要求。
3．力求消除业务数据和财务数据的差异，产生差异必有其原因，我们应及时发现差异，并给予纠正。同时还要防止差异的再次发生。
结合资金流的六大环节和上述三个原则，笔者提取以下几项关键指标作为内控的考核样本，并要求在规定时间内进行及时分析（见表2）。内控指标在短期内应作为管理工具，给分支机构的内控管理提供量化的依据；长期应作为关键业绩指标，作为考核该分支机构经营者的工具。
内控指标体系一览表
表2
序号内控指标频率计算方法数据来源理想值1有价单证遗失率月累计实际遗失数／累计领单总量有价单证领用回销记录，抽样检查02作废、注销有价单证回收的不完整率季不完整回收数／作废、注销总量作废、注销单证实物检查03签单保费与业务系统保费的差异率半
年(签单保费-业务系统毛保费)／签单保费抽查一定数量的有效保单，对照系统检查04保费收入财务数据与业务数据差异率月(财务保费收入-业务净保费)／财务保费收入财务报表、业务报表小于
5％
经验数5赔款支出财务数据与业务数据差异率月(财务赔款支出-业务赔款支出)／财务赔款支出财务报表、业务报表06费用超支率月(已用费用-应提费用)／应提费用财务报表10％
以内7手续费率月手续费金额／代理实收保费财务报表累计数7％综上所述，作为管理工具，设计、计算内控指标，可以使资金流状况透明化，并依据指标状况帮助分支机构进行整改；根据指标状况总结理想指标的经验数据，并对指标的计算方法、生成方式等进行修正，以不断适应外部、内部经营环境变化所产生的差异。作为考核工具，系统地生成各项内控指标，并且按照内控指标对分支机构和具体岗位进行考核，然后进行相应奖罚，显得科学而合理。
［参考文献］
［1］（美）埃森．麦肯锡方法［M］．北京，华夏出版社，2001，1．
［编辑：陈心汀］保险研究2005年第12期经营管理
［收稿日期］2005—08—23
［作者简介］焦杰，1996年本科毕业于西南财经大学，2004年研究生毕业于复旦大学经济学院，现供职于大亚湾核电运营管理有限责任公司，主要从事合同、保险工作。