长治市保险系统财务电算化调查报告

郭潞生 郝志中 刘迎春

                          (中国人民保险公司长治分公司，山西 长治 046011）

　　会计电算化是会计科学和会计工作的发展方向，会计电算化的普及应用程度是信息化的重要方面，往往代表一个国家、地区和单位会计工作水平的高低。我国会计电算化工作自70年代开展以来，经过数十年的发展，已经有几百万家企事业单位在会计工作中使用了计算机，靠计算机有效运行完成记帐、算帐、报帐。近年来，随着保险市场规模不断扩大，对保险公司会计电算化、信息化程度提出了更高的要求。笔者通过对长治市保险系统财务电算化的调查，作出如下分析：一、长治保险系统财务电算化的发展现状
　　长治市位于山西省南端，属于中国内陆城市，经济欠发达，信息技术相对滞后。全市有中国人民保险公司长治分公司、中国人寿保险公司长治分公司两家保险公司，年保费收入25亿元。长治市保险系统会计电算化的起步较晚，开始于九十年代中期，一开始只是在原保险机构机关及市内4家支公司进行试行，多数也仅仅是从减轻会计人员负担，提高核算效率方面入手，还未认识到建立完整的会计信息系统对公司的重要性，直到1998年随着中国人民保险公司长治分公司、中国人寿保险公司长治分公司的分立，产险、人寿业务大幅度地发展，才使会计电算化开始局部操作，但仍未脱离运用手工进行帐务处理，报表生成。进入21世纪，随着竞争的加剧和管理方法的变革，这种局限性的电算化远远不能满足保险业务快速发展和新的核算办法的需要，会计电算化进入实质化操作的意义及重要性凸现，公司开始在会计信息系统的建设上投入资金，进行软件和硬件的更新，建立了公司内部局域网及与县支公司的联接广域网，使异地信息传输成为可能，这不仅解决了公司下属分支机构的数据传递，更重要的是实现了各部门之间的数据共享和信息快速传递，极大地提高了会计信息的利用率。2000年中国人寿长治分公司财务处理中心成立，2001年中国人保长治分公司财务处理中心成立。两个公司财务处理中心的成立，标志着保险公司会计电算化进入到全面实质操作阶段，它们使用各自开发的财会软件、收付费软件对所属区县支公司的经济事项统一进行会计核算管理，为业务系统和帐务处理系统提供了接口，实现了数据共享，对提高会计核算质量和会计信息反映速度都具有很大的促进作用。在一些具体的业务处理上，突破性地解决了如债权债务年终逐笔结转等一些一直困扰财务软件界的难题。目前，全市保险系统32个独立核算机构都已实行了会计电算化操作，从缮制凭证、记帐直至生成报表全部通过机器完成，基本实现了财务管理电子化、数据传输网络化、会计核算电算化。同时，在硬件方面，各中心都配备了保险专版企业级服务器和高速行打，大大提高了处理数据的速度，促进了财务电算化全面发展。二、长治市保险系统财务电算化的特点
　　1数据量大，数据处理速度和准确性较高。会计电算化系统对保险公司经营活动进行了全面、连续、综合的核算和监督，它对保险公司每一笔业务都有详细反映，通过计算机高速处理数据的能力，可迅速登记、计算、查询、输出会计人员需要的信息，随时为管理人员和财务报表的使用者提供准确的信息资料。
　　2系统网络化程度较高，从地市公司到区县公司内部都有了一整套的数据传输网络。网络系统的使用，使会计信息数据的全面性、共享性大大增强，极大地提高了会计信息的利用率，增强了会计信息的处理速度。
　　3会计电算化内部控制柔性增加，随着公司内外环境的变化而变化。计算机信息处理的集中化、自动化，使传统职权分割的控制作用近于消失，信息载体的改变及共享程度的提高，彻底改变了手工系统以记帐规则为核心的控制体系。手工会计主要采用结构控制方法，手工帐务各自处理，总帐、明细帐、日记帐分别记录，结果相互验证。会计电算化通过应用收付费管理软件使会计控制由人工控制变为人和计算机共同控制，通过口令控制、数据控制、职能权限控制等多种形式的机器控制，达到了会计信息全面合理使用的目的。三、长治市保险系统财务电算化面临的问题
　　1数据的安全性问题
　　目前，由于数据集中处理，在加强管理、方便业务的同时，计算机安全运行数据存储的风险也大大增加。一旦机器运行出现故障，将造成全区业务处理停顿和数据丢失的后果。数据集中存放于磁介质和光介质，可以通过一些方式访问得到。保险系统面对全社会，对广大消费者的人身和财产进行保险，如果数据系统缺乏安全性，必然会损害到投保人的切身利益，也不利于保险公司的发展。如何加强对系统用户的控制，保护会计信息数据，加强系统通信过程的安全保护，预防计算机病毒及非法入侵访问数据就成为目前亟需解决的难题。
　　2使用者对计算机程序、计算机操作缺乏了解，造成公司内部控制的缺陷
　　我国目前信息技术本身处于人才匮乏及技术上相对滞后的地位，对长治保险系统来说电算化人才及技术更为缺乏，财务软件的使用者虽然都经过一定的培训，但其对软件本身缺乏必要的了解，因此，在数据处理过程中，对不符合逻辑、特殊的和例外的事件进行操作时，很可能导致一些错误的发生，而这些错误一旦被计算机接受，将被自动处理，管理者很难及时发现并纠正错误。手工系统中发生的差错往往在下一个环节中可以纠正，而电算化后，记帐凭证的录入成为数据的唯一来源，计算机的高速处理，会使某个错误影响到所有相关文件，错误难以被发现和纠正。因此，必须加强操作管理制度的建设。
　　3人员素质较低，对现有财务数据不能充分利用
　　长治保险系统财务人员包括市内及各县支人员共60多人，大多数财务人员为非专业的会计电算化人员，有的甚至对计算机的基础知识、基本操作也缺乏了解，虽然经过一定培训，但时间短，学习的效果不尽如人意，且仅局限于实务操作，因此，在具体的业务操作中，经常会出现一些问题，导致工作重复，工作效率不高。目前，虽然安装了一整套基于数据仓库的财务分析软件cognos,它可以对现有的财务数据进行数据挖掘，数据分析，形成各种分析表，为公司管理、决策提供可靠依据。但是，由于软件系统专业性较强，目前还不能充分利用。
　　4人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性
　　信息对处于激烈竞争中的保险公司来说，其作用毫无疑义，但往往由于人们的思维观念还处于传统经济的模式中，还无法认识到信息技术及信息经济带给公司的巨大收益，因此在会计信息系统的建设上投入资金不足，电算化及核算技术也相对落后，不能利用信息技术优势提高公司运作效率，使公司在激烈的市场竞争中处于相对的劣势。四、发展策略
　　综合上述财务电算化的现状特点及存在的问题，我们必须结合实际，寻求自身的发展之路。
　　首先，应引起公司管理人员的高度重视，领导人员必须正视信息技术的重要作用，真正建立起自己公司的会计系统，实现信息化管理，提高企业管理水平，推进公司管理信息化、现代化。无论处在何地，也能快捷地获得信息，要把建立公司完整、高效的会计信息系统当成公司迫在眉睫的事情，从资金、人力方面予以高度配合，特别是新《会计法》实施后，加大了单位负责人的财务风险，单位负责人如何监管本单位财务人员，通过会计电算化就是一种行之有效的方法。公司领导可随时通过信息网对企业财务资料进行查询与监督。
　　其次，要大力加强人才培训，公司应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才。他们能够掌握先进技术，精通信息技术，充分利用现有资源，提高应用财务分析软件的水平。推动公司电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位、县支公司应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为公司建立高效的会计信息系统创造良好的条件。
　　再次，公司决策机构应从宣传及法制上提高电算化范围，应首先从宣传上提高下属公司负责人和财务人员的认识，为了适应公司现代化管理及参与国际经济循环，必须尽快实现会计数据的信息化，加强管理规范，使电算化工作普及化、制度化。
　　最后，在财务软件的使用上，应不断进行开发，打破传统的分散式管理模式，提供集中式财务管理，使财务管理实现在分布异地环境下信息和资源的共享，远程财务在线处理、远程报表传送、远程报帐、远程审计及远程财务监控，将公司的管理能力延伸到所在地区的任何一个结点，将异地的分支机构通过网络连接起来，使物理距离变成了“鼠标”距离，真正实现“天涯咫尺”的网络化财务管理。
　　随着经济全球化、一体化的进程及信息技术的不断发展，计算机在人们生活工作中起着越来越重要的作用，相信随着信息技术本身的不断发展，会计电算化事业必将篷勃发展，在基层单位的普及率逐步提高，会计软件逐步走向智能化，会计信息对人们进行决策、预测将起着更加重要的作用。
　　［编辑：郝焕婷］2002年第6期保险研究•窗口保险研究•窗口2002年第6期
　　［收稿日期］20020401
　　［作者简介］郭潞生，男，高级审计师，现任中国人民保险公司长治分公司计财部经理；郝志中、刘迎春，现供职于中国人民保险公司长治分公司技术信息部。