国有保险公司要加强数据管理

李九文1常艳春2

（1.中国人民财产保险股份有限公司辽宁省分公司锦州稽察办公室，辽宁，锦州 121000；2.中国人民财产保险股份有限公司葫芦岛分公司，辽宁 葫芦岛 125000）

　　［关键词］数据管理；审计报告；财务信息；会计报告；会计报表
　　［摘要］国有保险公司改造成股份制公司后，公司的会计报告必须经注册会计师审计后，才能向社会公布。为便于投资人、债权人了解公司的经营成果、财务状况和现金流量，公司的会计报告必须定期对外披露。同时，公司要对会计报告的真实性、合法性和完整性负责。公司要确保业务、财务信息的真实性，必须加强数据管理。加强国有保险公司数据管理应采取以下措施：加强员工的思想教育，加强员工的业务培训，加强内部控制制度建设，加强数据的控制监督，建立数据共享体系。
　　
　　国有保险公司改造成股份制公司后，特别是上市后，公司在股民心目中的形象非常重要。树立和维护公司的形象需要多种因素，但决定性的因素是对外披露业务、财务信息的真实性。而公司内部的数据又是对外披露信息的重要因素。国有保险公司面对入世和上市的挑战，当务之急是加强数据管理，建立数据管理体系。
　　一、国有保险公司数据管理的现状
　　国有保险公司股改前属于国有独资公司，没有形成公司法人的治理结构，没有股东会。实行的是经理负责制，一级法人，授权经营。下级向上级负责，财务会计报告无需向社会披露。故此，在数据管理方面，存在着薄弱环节，有些错误数据、垃圾数据充斥在业务、财务信息中，其表现为“一强二大三差”。
　　所谓“一强”是指数据的独立性强。业务、统计、会计数据不一致，一个口径一个数，相对独立，互不联系。 
　　所谓“二大”是指数据的随意性大。数据随意更改，各取所需，存在着“萝卜、白菜各有所爱”、“选择你所爱”的现象，有些数据查无出处，大有人工杜撰的嫌疑。   
　　所谓“三差”。一是数据的勾稽性差。有些数据抛开关系式，人工脱机生成，各类数据之间缺乏勾稽关系。二是数据的完整性差。先入后冲，调剂余缺；该登录的不登录；有本期数无上期数，有期末数无期初数。三是数据的准确性差。针对不同对象，提供不同数据。出现多组数据，致使数据失真。
　　二、国有保险公司数据管理的重要性和必要性   
　　（一）数据管理是接受注册会计师审计的需要   
　　我国2001年1月1日实施的《企业财务会计报告条例》，要求国有企业、国有控股的或占主导地位的企业、上市公司的财务会计报告须经注册会计师审计。   
　　注册会计师审计是随着商品经济的发展，由于经营权与所有权的分离及资本市场的形成应运而生的，是市场经济条件下社会经济监督机制的有效手段。由于经营权与所有权的分离，以及投资人或债权人对自身利益的关心，必然产生对投资回报或债务收回前景的密切关注。而这种关注只能依赖注册会计师的审计结果。《独立审计基本准则》指出：注册会计师审计是指注册会计师依法接受委托，对被审计单位的会计报表及相关资料进行独立审计并发表意见。建立和健全本单位的内部控制制度，保护本单位的资产安全和完整，保证提交审计的会计资料真实、合法和完整是被审计单位的责任。按照独立审计准则的要求出具审计报告，保证审计报告的真实性、合法性是注册会计师的审计责任。注册会计师在实施了必要的审计程序后，根据审计结果和被审计单位对有关问题的处理情况，可以出具无保留意见（有标准无保留意见和带说明段的无保留意见之分）、保留意见、否定意见和拒绝表示意见四种类型的审计报告。   
　　由于上市公司与国家监管机构、投资人或债权人掌握的企业经营管理信息的不对称性，国家对上市公司监管所依据的信息主要来自上市公司的会计报告和注册会计师对其出具的审计报告，投资人或债权人对被审计单位经营状况了解的信息也要依赖注册会计师对其出具的审计报告。如果注册会计师出具了带说明段的无保留意见审计报告和非无保留意见的审计报告，表明企业会计报表的合法性或公允性或会计处理方法的一贯性存在程度不同的问题，或需在某一方面予以调整。企业为了避免注册会计师出具这种类型的审计报告，无论是否情愿，都得遵守《企业会计准则》及国家其他有关财务法规的规定。必须确保经营活动资料的完整性和会计、业务数据的真实性。 
　　（二）加强数据管理是对外披露公司信息的需要 
　　根据国家证券监管机构的要求，上市公司要定期向社会充分、准确地公布公司的财务、业务信息，让公众了解上市公司的经营情况。上市公司对外公布的信息主要是财务会计报告。上市公司的财务会计报告包括资产负债表、利润表、现金流量表及会计报表附注。因资产负债表、利润表、现金流量表中所规定的内容具有一定的固定性和规定性，只能提供定量的会计信息，其所能反映的会计信息受到一定的限制。为弥补会计报表这一不足，帮助会计报表的使用人理解和使用会计信息，还要编制会计报表附注。如保费收入确定、赔付率计算等有关会计政策变更累计影响数的说明；固定资产累计折旧比例、各项准备金的提取比例、坏账准备金的提取比例等会计估计变更影响数的说明等等。这些说明项目都需要以真实、准确、完整的数据为依据。 
　　财务报告制度是评价企业经营业绩和经营行为的有效监督机制。有了财务报告，投资人、债权人等才可以据此评价企业的经营业绩和管理效率，才能对企业管理者是否站在投资人、债权人的利益角度上从事生产经营活动实施有效的监控。而编制中期财务报告可以使这种监控更加及时，更有助于揭示问题，寻求应对措施，谋取经营者利益的最大化。无论是年度财务报告，还是中期财务报告，都是由会计报表组成的，而会计报表又是由种数据组成的，数据不准确、不完整将直接影响会计报表的质量，进而影响到企业披露信息的质量。国有保险公司只有加强数据管理，才能保证披露信息的质量，进而提高公司的信誉。   
　　（三）数据管理是公司进行经营决策的需要   
　　现代管理界有句名言是：三分技术、七分管理、十二分数据。管理是企业的主题，技术是企业的先导，数据是企业的灵魂。数据是现代企业的立业之本、决策之基、控制之源。数据不准确、不真实、不完整，企业管理就成了无本之木、无源之水。企业将成为沙丘上的大厦，根基不牢，决策无依据、控制难适当。数据影响企业经营者决策，经营决策决定企业的命运。随着现代信息技术的发展，国民经济和社会信息化程度越来越高，而信息化的基础是数字化。数据的搜集、整理、传送和共享的程度和水平，已经成为衡量一个城市经济、社会发展综合实力和文明程度的主要指标；成为衡量一个企业发展综合实力和现代化管理程度的标志。国有保险公司作为一级法人，实行分级管理、授权经营，为降低决策风险，必须加强数据管理。实行差异化经营和精细化管理，也必须从数据管理入手。 
　　（四）数据管理是公司持续健康发展的需要 
　　企业要持续健康发展，一要具有获利能力；二要具有良好信誉。获利能力只要企业管理得当就可实现，而良好信誉仅靠企业自身努力是不行的，还在于投资人、债权人的信任度。投资人、债权人对企业的信任度、认可度则来源于企业向社会披露的业务、财务信息的真实性。业务、财务信息是由数据构成的，数据不真实，迟早要影响到企业的持续经营。国有保险公司为确保持续经营、健康发展，必须保证业务、财务数据的一贯真实和准确。 
　　三、加强国有保险公司数据管理的措施
　　（一）加强员工的思想教育。员工的工作态度和责任心决定其工作的效率和质量，员工对工作必须做到“两个极端”，即对工作极端热忱、极端负责任。只要认真，保险公司的数据就不会失真。国有保险公司要教育员工摒弃“正确做事”的被动工作态度，树立“做正确的事”的主动工作意识。   
　　（二）加强员工的业务培训。国有保险公司要加强员工的业务、统计、财务知识培训。从数码书写开始，到保单、赔案的录入，业务、统计台账的登记，业务、财务报表的填具等，进行系统培训。国有保险公司要实现管理精细化。首先，员工要“精”，即精神饱满，精通业务。其次，数据要“细”，即体现时间价值，如实反映现状。加强员工的业务培训是国有保险公司履行对外披露真实、合法和完整信息义务的重要保证。   
　　（三）加强内部控制制度建设。注册会计师在进行审计时，首先要研究与评价被审计单位的内部控制制度。建立、修正和维护公司的各项控制制度，并监督控制政策和程序得到有效的执行是管理当局的责任。国有保险公司要在综合考虑控制的成本效益的基础上，建立能为公司会计报表的公允性表达提供合理保证的内部控制制度。一要保证业务活动按照适当的授权进行。二要保证所有经营活动和事项以正确的金额在恰当的会计期间及时记录于适当的账户，使会计报表的编制符合会计准则的相关要求。三要保证对资产和记录的接触、处理均经过适当和授权。四要保证账面资产与实存资产定期核对相符。国有保险公司为保证内控目标的实现，要施行必要的控制程序。一是分级授权。保证经营活动是各级管理人员在其授权的范围内再授权产生的。二是职责划分。对某项经营活动涉及的各项职责进行合理划分，保证每个人的工作能自动检查另一个人或多个人的工作。三是凭证与记录控制。公司要保证执行经营活动的人员及时编制有关凭证，编妥的凭证应及时送交会计部门登录记账、依序归档。四是资产接触与记录使用。公司要有效限制接近资产和接近重要记录的人，以保证资产和记录的安全。   
　　（四）加强数据的控制监督。虽然国有保险公司内部设有相应的内控机制，但由于内部控制存在着设计和运行受制于控制成本的影响；或因执行人员的粗心大意、精力分散、判断失误，以及对指令的误解而失效；或因有关人员相互勾结、内外串通而失效；或因执行人员滥用职权或屈从于外部压力而失效；或因经营环境、业务性质的改变而削弱或失效等固有的限制，公司任何管理“模型”也不能避免纰漏；也不能杜绝错弊。因此，国有保险公司要创造良好的内控环境，必须强化内控约束的监督机制，保证各项业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证业务、财务信息真实、合法、完整。公司要建立科学健全的治理结构，形成高效、制衡的管理体系。设立相对独立的、直接向董事会或其下设的审计委员会负责的内部审计机构。审计署《关于内部审计工作的规定》第2条指出，内部审计是独立监督和评价本单位及所属单位财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为，以促进加强管理和实现经济目标。内部审计是公司自我独立评价的一种活动，内部审计可通过协助董事会监督公司内部控制政策和程序的有效执行，发现内部控制缺陷，为改进内部控制提供建议，促进内部控制不断完善。国有保险公司的内部审计对内要成为确保公司数据真实的“卫士”，对外要成为联接会计师审计的“桥梁”。   
　　（五）建立数据共享体系。规范数据的录入、整合、汇总、传送行为，明确数据的采集、补录、更改、删除权限和责任，充分发挥国有保险公司数据管理资源的巨大效益。
　　［编辑：郝焕婷］
　　［收稿日期］2003—05—06
［作者简介］李九文（1955—），男，学士学位，现任中国人民财产保险股份有限公司辽宁省分公司锦州稽察办公室主任；常艳春（1971—），女，学士学位，现任中国人民财产保险股份有限公司葫芦岛分公司龙港支公司经理。